La perfecta secretaria

Discreción, simpatía y organización, es lo que todo directivo busca en su perfecta secretaria. Las secretarias ya no son solamente esas personas que realizan trabajos de administración, una secretaria de dirección es la mano derecha de su jefe, conoce perfectamente su agenda y prácticamente todos sus movimientos, con quién se reúne, cuándo e incluso los temas que se van a tratar. De ahí que actualmente se haya convertido en una figura clave.

Suelen ser mujeres de entre 25 y 45 años con estudios superiores y de secretariado, según datos de secretariaplus. Según sus datos, del millón y medio de secretarias que hay en España, un 94% son mujeres, por lo que tan solo el 6% de los profesionales son hombres.

Entre las principales funciones de una secretaria, se encuentran: filtrar llamadas, organizar reuniones y recepción de visitas, gestión de agenda, coordinación entre departamentos, elaboración de informes y organización de viajes.

Actualmente, entre las cualidades que más se demandan a las secretarias, se encuentran:

• Confianza. Su nivel de discreción, su carácter, su personalidad y su empatía, son puntos clave para que exista una relación de confianza absoluta. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser del 100%.
• Diligencia. Con el simple hecho de contestar al teléfono cada vez que suena, la secretaria está transmitiendo imagen de la empresa. De ahí que una persona amable y que sepa contestar una llamada, tenga un valor incalculable para la empresa. Además, sabrá gestionar vuelos, buscar restaurantes, conseguir trato personalizado, dar una excusa perfecta cuando el jefe llega tarde o no puede ponerse al teléfono, etc.
• Organizar el tiempo. Un bien muy excaso, por cierto, de ahí que una buena secretaria que tenga la sala de reuniones preparada, la documentación impresa y a todas las personas convocadas, ahorrará mucho tiempo a su jefe. Además, el hecho de tomar notas en una reunión, quién se va a encargar de qué y hacer un seguimiento de ello, evitará a su jefe tareas rutinarias, pudiendo dedicar su tiempo a otras cosas.
• La importancia del saber estar. Se trata de recibir a las visitas con una sonrisa, de vestir de manera adecuada y con esto, no me refiero a llevar un traje de Armani, pero tampoco ir en deportivas. Un lenguaje adecuado. Posiblemente sea la primera y última persona que vean las personas que van a visitar a su jefe, de ahí su importancia.

La profesión, ha evolucionado notablemente en los últimos años. La revolución de la era digital ha obligado a la secretaria a asumir conocimientos y tareas adaptadas a las nuevas tecnologías. Según la presidenta del Consejo Profesional del Secretariado,Elisa del Pin:

La secretaria actual debe formarse en habilidades directivas, organización y planificación, estar al día en los avances tecnológicos y no olvidar la siempre asignatura pendiente de los idiomas. El futuro de la secretaria pasa por gestionar con eficacia determinadas competencias que hasta ahora estaban exclusivamente en manos de los directivos.

No hay que olvidar los idiomas, que aunque no lo piden en todas las empresas, el nivel de inglés, es uno de los requisitos que adquieren cada vez más importancia a la hora de seleccionar una secretaria.

Sin embargo, este aumento de las funciones así como de la importancia de las mismas no va acompañado de un aumento de salario. Consecuentemente, el 48% de las secretarias considera que su trabajo no está bien remunerado. El sueldo medio de una secretaria se cifra en unos 30.000 euros anuales, siendo el sector farmacéutico el mejor remunerado.

¿Crees que la mayoría de las secretarias cumplen estos requisitos?