Planificación: Las reuniones efectivas que produzcan resultados, por lo tanto, hay que planificarlas. Lo primero es asegurarse de que esa reunión es necesaria y que no se puede resolver mediante un correo electrónico. Si es necesaria, comienza por establecer objetivos para la reunión, así como el orden del día.
Hora: en la agenda, incluye hora de comienzo y hora de finalización. El tiempo de las personas es muy valioso y puede que después de tu reunión, tengan otra. Si la tuya se alarga, puede que te dejen plantado. Si sigues la agenda, no tiene por qué alargarse más. Otro factor importante, es convocar las reuniones dentro de las horas de trabajo, a no ser de que sea una emergencia. Se que parece obvio, pero hay personas que tienen una agenda tan ocupada que no les queda tiempo durante la jornada laboral. Prioriza tu trabajo, el hecho de que tú estés muy ocupado no tiene por qué afectar a los demás.
Asistentes a la reunión: tal vez todas las personas que necesitas que asistan a la reunión, no es necesario que estén durante toda la duración de la misma. Ten esto en cuenta, y convoca a cada uno a su hora. No les hagas estar durante toda la reunión porque les harás perder el tiempo.
Envía la documentación antes de la reunión: cada uno de los asistentes tiene que tener claro el por qué de la reunión, los temas que se van a tratar y en qué les concierne a ellos, es la única forma de que puedan ir preparados y no tengan que salir de la sala o llamar por teléfono para conseguir la información. De aquí debemos deducir que no se puede convocar la reunión el mismo día que va a tener lugar. Hay que dar un tiempo a los participantes para que puedan prepararse la documentación.
Sigue la agenda: has propuesto una agenda y lo mejor es seguirla. Puede ser que durante la reunión surjan nuevas ideas. Anótalas y prepara otra reunión para hablar de ellas. Intenta no salirte de la agenda, porque si no tu reunión se alargará demasiado.
Intenta que todos participen. Seguro que todos los asistentes tienen algo interesante que decir. Si ves que alguien se queda callado, invítale a participar y evita ante todo que una sola persona monopolice la reunión.
Evalúa tu reunión: después de cada reunión, haz un resumen de la misma, destacando los puntos claves a los que se ha llegado y envíaselo a cada uno de los asistentes para que puedan actuar al respecto.
¿ Se cumplen estos consejos en tus reuniones? ¿Qué otros puedes darnos para conseguir que sean más eficaces?
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En todas y digo TODAS las reuniones a las que he asistido en mi empresa, lo nunca, nunca se hace, es seguir la agenda, con eso conseguimos unas reuniones interminables y muchas veces, sin llegar a ninguna conclusión....¡Viva la eficacia y el ahorro de tiempo!
Totalmente de acuerdo con Paloma. Es el principal problema. No se siguen los puntos y se divaga de tal modo que incluso se habla de temas que nada tienen que ver con la reunión. "Te ponen de los nervios" y sales con una mala... de la reunión que te hace durar el mal humor, si no te das cuenta, demasiado tiempo.
Mi voto para Paloma.
Tomad nota "moderadores" de reuniones. Este problema lo solucionaréis cuando la reunión para la que convoquéis sepáis para qué la hacéis y analicéis los resultados al final. No las hagáis para rellenar el expediente.
Si las reuniones se alargan mas de lo debido es porque los que las convocan les gusta hacerse los importantes pero no tienen capacidad para resolverlas eficazmente, divagando, dando vueltas a lo mismo, y a veces saliéndose del asunto totalmente. Hay demasiado jefe incompetente!.