Evitar la multitarea

Hacer varias cosas al mismo tiempo es la perdición de la productividad. Se empiezan un sinfín de tareas, pero no se acaba ninguna porque estás dando vueltas entre las muchas opciones y no dedicas tu esfuerzo a ninguna acción. Puedes dedicar tus pensamientos a un trabajo, pero los pensamientos no producen la misma satisfacción que llevar a cabo las cosas. Es hora de centrarse. A continuación indicamos diez ideas para dejar de hacer varias cosas al mismo tiempo:

1. Escribe lo que tienes que hacer: puedes querer hacer todo lo que aparece en tu agenda, pero no es una manera eficiente de gestionar tus obligaciones. Cuando surgen las ideas, toma nota brevemente o apúntalo en tu agenda para el futuro. Vuelve a lo que estabas haciendo. Escribirlo permite a tu cerebro dejarlo a un lado y centrarse.
2. Limita las distracciones: diles a tus compañeros cuando estás ocupado que no te molesten. Establece horas para estar disponible e infórmales de ellas para que puedan hablar contigo de problemas o retos en esos momentos. No te muevas de tu sitio hasta que acabes el trabajo. Prémiate con esa llamada personal o taza de café en lugar de interrumpirte por cada deseo individual.
3. Utiliza un mantra: recuerda una frase sencilla mientras estás haciendo una tarea. ‘Lo voy a terminar’ o una frase de tu elección que se pueda repetir. Oblígate a terminar el trabajo dando importancia a su terminación. Después de todo, cuando lo hayas terminado, ya está hecho. Recuerda que un trabajo a medias sigue pendiente.
4. Evita distracciones internas: cuando un trabajo es aburrido pero necesario, nuestras mentes harán todo lo posible para distraernos. Harán que nos interesemos más en los correos electrónicos o videos. Cuando te des cuenta de que lo estás haciendo, repite tu mantra personal para volver al trabajo. Estarás orgulloso cuando lo acabes.
5. Agrupa tareas similares: es más fácil escribir quince cheques de una vez que uno quince veces. Agrupa el pago de facturas en un momento determinado de tiempo. Revisa tu correo en determinadas ocasiones, resiste la tentación de cambiar de ventana cada vez que recibes uno nuevo. Dado que siempre hay cosas importantes en la agenda, los correos pueden esperar unos minutos antes de responderlos.
6. Empieza el día escribiendo una lista de cosas por hacer: las listas de cosas por hacer están con frecuencia subestimadas. Escribe las tres tareas más importantes del día y esfuérzate por realizarlas. Bloquea tiempo para hacerlas, después anota el resto de tus obligaciones. Esta táctica se utiliza tanto para liberarse del estrés como para obtener satisfacción.
7. Chasquea los dedos: cuando sientas que te distraes, chasquea los dedos. Puedes haber caído en mirar el correo. Puedes querer empezar ese informe que es para dentro de unos días. Puede esperar hasta que hayas acabado. Chasquear los dedos es una actividad física que hace ruido. Una campaña o un golpe en tu mesa también pueden servir.
8. Mantén ordenada la mesa: fuera de la vista, fuera de la mente. Quita las cosas que tengan que ver con la siguiente tarea de tu mesa. Esto te mantendrá totalmente consciente de la tarea con la que estás en lugar de permitir a tu mente que cambie a otra de tus tareas pendientes. Pon la carpeta de clientes nuevos en un cajón hasta que te puedas centrar totalmente en ella.
9. Toma la decisión: toma la decisión consciente de realizar una tarea. Dite a ti mismo, «ahora estoy haciendo X». Repite la misma afirmación cada vez que sientas que te distraes de tu objetivo e intención originales. Esto entrena a tu cerebro para dejar lo superfluo y ponerte a trabajar.
10. Vuelve a tu lista de cosas por hacer: puedes no estar preparado mentalmente para hacer un trabajo durante el tiempo que has planificado para ello. Vuelve a tu lista de cosas por hacer y empieza con la siguiente de la lista. Acábala y vuelve a la anterior. No permitas que una tarea primaria se retrase más de una vez.

Hacer varias cosas a la vez perjudica la eficiencia y la productividad. Aumenta el estrés y la irritación. Elimina la mentalidad de multitarea para poder atesorar cada momento.