Las reuniones o juntas son muy caras. Si convocas una reunión de dos horas con ocho asistentes, inviertes en total 16 horas laborables, el equivalente a tener a una persona reunida durante dos días. Son 16 horas de sueldo. Son 16 horas que no dedicas la atención a tus clientes o al desarrollo de tu producto.
Por tanto, las reuniones cuestan dinero y necesitan razones de peso para convocarse.
- Dar información. Aunque puedes difundir información fácilmente, a veces es mejor hacerlo en persona. Si hay cambios importantes en la estructura de la empresa, es mejor explicar esos cambios en persona a los empleados.
- Obtener información. Otra razón para convocar una reunión puede ser escuchar las opiniones de los asistentes o por ejemplo para saber qué está pasando en los departamentos de la empresa.
- Desarrollar opciones. Una buena lluvia de ideas siempre es mejor en grupo. Las ideas de una persona pueden ser la inspiración para más ideas de otra persona. También es posible que necesites la visión de diferentes expertos para poder tener la imagen completa de la solución.
- Tomar decisiones. Si hay que tomar una decisión importante que requiere un consenso de varias personas queda claro que también puedes necesitar una reunión.
- Contacto humano. Aunque hoy en día puedes hacer muchas cosas a distancia por internet o teléfono, a veces es mejor reunir a tu equipo para poder conocerlos mejor.
Muchas veces tendrás varias de estas razones para reunir gente, incluso a veces tienes las cinco razones para convocar una reunión, un ejemplo seria: “Hoy voy a compartir información con ustedes y también obtendré información de ustedes. Después exploraremos algunas posibles soluciones a nuestro problema y decidiremos las acciones a seguir. Mientras tanto, podemos aprovechar para conocernos un poquito más…”
