Factura electrónica

¿Qué es?

La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

Una de las principales ventajas de la factura electrónica es el ahorro económico que tiene para las empresas que la utilizan. Y es que eliminar gastos relacionados con el uso de papel, tinta o impresión constituye una de sus grandes ventajas.

Condiciones de uso

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe cumplir una serie de condiciones.

Independientemente de cómo se transmitan las facturas, en papel o en formato electrónico,los campos obligatorios de una factura son:

• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y “receptor”
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Además, para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, debe estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Requerimientos en la emisión de facturas electrónicas

La implantación de la factura electrónica implica necesariamente a emisor y receptor.

Para el emisor se exige:

• Tener el consentimiento previo del receptor.
• Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la firma electrónica reconocida (qualified electronic signature en inglés).
• Almacenar copia de las facturas. Este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base de datos de la empresa (matriz).
• Las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

Para el receptor se exige:

• Disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica.
• Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original.
• Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos).

Resumiendo: el requisito básico del emisor es firmar electrónicamente la factura (requisito que puede ser cumplido por un servicio externo) y el del receptor es verificar la factura y conservarla en su formato original (lo que también se puede realizar por un servicio externo).

Si decides empezar a emitir facturas firmadas electrónicamente de manera sencilla para luego ir ampliando el alcance del proyecto, necesitarás un programa de firma electrónica y un certificado expedido por un prestador de servicios de certificación.

Dónde obtener el certificado

El certificado electrónico es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. En el caso de la facturación electrónica, es necesario un Certificado Reconocido expedido por un Prestador de Servicios de Certificación homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

En la web de la AEAT  figura un listado de estas entidades homologadas

Programa de firma electrónica:

Gratuitos:

http://www.facturae.es.

www.hazteunafacturae.com/

Microsoft.

De Pago:

Existen multitud de empresas capaces de ofrecer soluciones de facturación electrónica. La Agencia Tributaria cuenta con un listado de empresas que ofrecen soluciones con el formato Facturae.

Formato de la factura electrónica

El formato contenedor de la factura, esto es, aquel fichero donde se almacenan los datos que conforman la factura antes de aplicarles la firma electrónica, no es relevante desde el punto de vista legal si no se factura a una entidad pública. Podría tratarse de un fichero PDF, un archivo RTF, un documento Excel, texto plano, HTML, XML, etc.

Cualquier formato empleado es válido siempre que posteriormente sea firmado electrónicamente para dotarlo de validez legal. En España, cuando el destinatario sea una administración de la Administración General del Estado, existe la obligación de codificar la factura en formato XML facturae.

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