Centrémonos!! Sabemos que muchas veces nos reunimos con nuestros compañeros de trabajo y, menos aprovechar el tiempo, se hace de todo. Seguimos sin tener claros los objetivos de las reuniones y al final se hacen interminables y no terminamos de centrarnos.
Pueden llegar a ser hasta muy aburridas si empiezan a tratar temas que no tienen nada que ver contigo. Hay quien incluso se pone a jugar al bingo!
Se ha escrito mucho sobre esto: libros, estudios… Yo creo que la teoría ya nos la sabemos, pero luego en la práctica, nos dispersamos. Por si se ha olvidado o no nos acordamos, hoy quiero recordarte algunos puntos básicos que podrían hacer las reuniones más eficaces:
- Planificación: Las reuniones efectivas que produzcan resultados, por lo tanto, hay que planificarlas. Lo primero es asegurarse de que esa reunión es necesaria y que no se puede resolver mediante un correo electrónico. Si es necesaria, comienza por establecer objetivos para la reunión, así como el orden del día.
Hora: en la agenda, incluye hora de comienzo y hora de finalización. El tiempo de las personas es muy valioso y puede que después de tu reunión, tengan otra. Si la tuya se alarga, puede que te dejen plantado. Si sigues la agenda, no tiene por qué alargarse más. Otro factor importante, es convocar las reuniones dentro de las horas de trabajo, a no ser de que sea una emergencia. Se que parece obvio, pero hay personas que tienen una agenda tan ocupada que no les queda tiempo durante la jornada laboral. Prioriza tu trabajo, el hecho de que tú estés muy ocupado no tiene por qué afectar a los demás.
Asistentes a la reunión: tal vez todas las personas que necesitas que asistan a la reunión, no es necesario que estén durante toda la duración de la misma. Ten esto en cuenta, y convoca a cada uno a su hora. No les hagas estar durante toda la reunión porque les harás perder el tiempo.
Envía la documentación antes de la reunión: cada uno de los asistentes tiene que tener claro el por qué de la reunión, los temas que se van a tratar y en qué les concierne a ellos, es la única forma de que puedan ir preparados y no tengan que salir de la sala o llamar por teléfono para conseguir la información. De aquí debemos deducir que no se puede convocar la reunión el mismo día que va a tener lugar. Hay que dar un tiempo a los participantes para que puedan prepararse la documentación.
Sigue la agenda: has propuesto una agenda y lo mejor es seguirla. Puede ser que durante la reunión surjan nuevas ideas. Anótalas y prepara otra reunión para hablar de ellas. Intenta no salirte de la agenda, porque si no tu reunión se alargará demasiado.
Intenta que todos participen. Seguro que todos los asistentes tienen algo interesante que decir. Si ves que alguien se queda callado, invítale a participar y evita ante todo que una sola persona monopolice la reunión.
Evalúa tu reunión: después de cada reunión, haz un resumen de la misma, destacando los puntos claves a los que se ha llegado y envíaselo a cada uno de los asistentes para que puedan actuar al respecto.
¿Ha mejorado la calidad de las reuniones en tu empresa?
