Si creías que por el mero hecho de que no te vean la cara, puedes poner la que quieras, estás muy equivocado. Tu escritura dice muchísimo de ti. Los que te leen al otro lado de la pantalla se van a crear una opinión de ti en función de lo que tú les digas con tu escritura y aunque no vean tu cara, se la van a imaginar.
Esto puede ser un problema. La imaginación a veces nos juega malas pasadas y las cosas se malinterpretan. De ahí la importancia de seguir algunas reglas para que lo que tú quieres decir, sea lo que demás realmente lean.
El asunto
Posiblemente sea la parte más importante de un email. No dejes nunca el asunto en blanco. Debes poner una frase clara y concisa que resuma todo lo que vas a desarrollar después. Si no lo haces así, es probable que el destinatario no llegue ni a abrirlo.
Cuida la ortografía, revisa tu texto y los documentos adjuntos
De verdad que hace daño a la vista ver faltas de ortografía en un email o con frases sin sentido. Revisa lo que escribes para que esto no ocurra en los tuyos. Comprueba que has escrito claramente lo que quieres decir y que el destinatario lo va a entender perfectamente. Si tienes dudas, pide a un compañero que lo lea.
Es importante verificar que los documentos que adjuntas son los que realmente querías adjuntar y no te equivocas con otros.
No escribas mayúsculas, ni abuses de las exclamaciones
Escribir en mayúsculas es como si gritaras a tu destinatario. Las mayúsculas, que algunos ponen para llamar la atención sobre su mensaje, no sólo en el asunto sino en todo el cuerpo del email, pueden ser percibidas como una absoluta falta de educación.
Recuerda que tu mensaje debe ser importante por lo que escribes, por su esencia, no porque llame más o menos la atención con cuatro o cinco signos de exclamación para cerrar una frase. Recuerda que sólo debes poner exclamaciones cuando la frase realmente lo exige (una al principio y otra al final, por supuesto, de acuerdo con las reglas ortográficas españolas).
Cuidado con el sentido del humor
Ya hemos dicho que las palabras se pueden malinterpretar, así que una frase que tú puedes creer que es graciosa, puede interpretarse de forma diferente por la persona que lo lee. Además, en un email profesional está de más el sentido del humor, salvo en los casos en que la relación laboral haya pasado también al terreno de la amistad.
A quién va dirigido
Cuando mandes un mail es importante saber a quién tienes que enviárselo. Muchas veces se lo mandamos a más personas de las que puede interesar y ya bastantes cosas recibimos a lo largo del día; otras veces se nos olvida incluir a alguien. Repasa a quién estás enviando tu mail.
Contesta siempre
Acostúmbrate a responder todos los emails que recibas, incluso si alguno te llega por error. El remiltente espera una respuesta y dársela es una de las reglas básicas de etiqueta.
¿Qué otros consejos podrías darnos para escribir correctamente un email?
Brevedad. La falta de tiempo nos lleva a extendernos más de lo que debería ser, pensando la esencia.