Muchas de las reuniones a las que asistimos, sabemos que son ineficaces, pero no nos queda más remedio que estar allí. Según una encuesta realizada por Microsoft los profesionales pueden dedicar de media 5.6 horas a la semana a asistir a reuniones. Durante ese tiempo, tenemos que ser conscientes que estamos siendo evaluados por los demás.
Glen Llopis,escribía en Forbes que existen cuatro perfiles primarios que debemos identificar en una reunión:
El líder: es el que va a dominar la reunión. Es el professional al que todos respetan y el que tiene más influencia. Cuando habla, los demás escuchan y le transmiten su apoyo a través de manifestaciones no verbales: sonrisas, gestos de asentimiento, contacto visual,,, Si no coincide con el líder formal, esta circunstancia se observa porque cuando éste último habla los participantes en la reunión pueden estar inquietos, mirar a la distancia o mantener conversaciones no verbales con otros compañeros.
El holgazán: es la persona a evitar. Alinearnos con él supone perder oportunidades y coartar nuestro potencial. En las reuniones es el que llega tarde, sin ninguna preparación previa, y sin interés. Muestra su apatía no participando y de forma no verbal con la postura descuidada que adopta, no tomando notas, mirada dispersa, etc.
El parásito: es otro profesional del que debemos mantenernos alejados. En una reunión no va a intervenir planteando ideas y soluciones imaginativas, pero si éstas tienen éxito va a intentar aprovecharse. Es más difícil de detectar porque suele ser agradable, pero no va a realizar ningún sacrificio para conseguir triunfar y no ofrece ningún valor a sus compañeros. Glen Llopis les llama también los hombres o mujeres “Si” porque llegan a tiempo y hacen lo que se les manda pero nada más. En una reunión podemos descubrirlos porque son los que siempre van a apoyar a la mayoría, nunca van a cuestionar la autoridad y nunca van a defender una idea propia. Ofrecen “nuevas ideas” disfrazando alguna ya presentada y pueden intentar apropiarse la autoría de ideas ajenas. Su meta es mantener buenas relaciones con las personas que considera importantes. El riesgo de asociarse a él se encuentra, también, en que sólo verá lo que vemos nosotros y nada más, con lo que sólo afirmará o procurará robar nuestras ideas.
El elevador: es el profesional que va a portar valor. No teme cuestionar el “status quo” o a la autoridad si lo considera necesario, pero lo hará con respeto y buenas maneras. Es un líder en formación. Saca el mejor partido de los recursos que tiene a su alcance y está interesado en su desarrollo personal y profesional. En las reuniones participa y se involucra y escucha activamente, argumentando con frecuencia para defender sus ideas pero desde una postura humilde y respetuosa. Es un buen aliado ya que siempre ofrece una opinión honesta y en ocasiones nuevas perspectivas y porque por su habilidad de maximizar su recursos le convierten en un expansor de oportunidades. Aunque puede no ser muy creativo su compromiso con la excelencia le puede abrir puertas a través de su dedicación y perseverancia.
Llopis plantea que la forma en que nos relacionemos con estos tipos de personas marcará nuestra efectividad en una reunión y propone 5 formas para obtener el respeto y destacar en una reunión:
Tomar muchas notas: Es importante recoger las ideas claves que expone cada participante y conectarlas. Utilizar estas notas para determinar las oportunidades que pueden surgir de esas opiniones. Identificar los puntos clave, los diálogos inapropiados y las agendas ocultas. Los demás participantes terminarán observando al que siempre tomas notas y empezarán a pedir que las comparta con ellos y a tener interés en sus opiniones, ya que piensan que ha podido captar aspectos que han podido pasar desapercibidos.
Reconocer y respetar a los participantes que más contribuyen a una reunión: En ocasiones los profesionales que participan de forma más positiva y hacen más aportaciones a una reunión no son suficientemente reconocidos o respetados por que no tienen una determinada posición de autoridad o de influencia. Es importante detectar quiénes son y reconocer públicamente sus contribuciones, estando alerta a las posibles reacciones de envidia de los parásitos que están deseosos de llamar la atención.
Permitir que aflore el talento oculto: En demasiadas ocasiones los holgazanes y los parásitos entorpecen las reuniones y evitan que sean productivas. Si detectamos que una reunión no va a ninguna parte hay que neutralizarles y permitir que los profesionales que tienen algo que aportar y que hasta ese momento no han podido expresar sus ideas tengan la oportunidad de hacerlo. Hay que crear un ambiente en el que todos los participantes se sientan libres para intervenir y puedan hacerlo de forma que contribuyan de forma positiva a lograr los objetivos de la reunión. No es imprescindible ser el responsable de la reunión para hacerlo. Podemos colaborar mediante la escucha activa y la intervención en los casos que sean necesarios facilitando la participación de todos.
Expresar la importancia del trabajo en equipo: En muchas ocasiones las personas queremos recibir los créditos por el resultado de una reunión. En estos casos debemos destacar la importancia de la colaboración e intentar neutralizar a los que quieren ser “estrellas” responsabilizándoles para que jueguen un papel más cooperador.
Ser responsable de las decisiones tomadas: En una reunión, si queremos que sea eficaz, debemos concluir con un plan de acción del que todos los participantes según su rol tendrán que ser responsables.
¿Crees que se están optimizando más las reuniones?
