¿Vas de un sitio a otro? ¿empiezas un montón de tareas y no acabas ninguna? No me digas que no te ha ocurrido nunca que después de lo que tú piensas que ha sido un duro día de trabajo, te paras a recapacitar y parece que no has hecho nada. Has empezado muchas tareas, pero no has acabado ninguna. Vamos, que ha sido un día de lo más improductivo. Recuerda que el tiempo es algo muy valioso. Si esto te sucede un día, no hay que darle más importancia, todos tenemos algún día malo o mal organizado, pero si es la tónica general, entonces tienes un problema de organización y no conseguirás cumplir tus objetivos.
Hoy quiero dejarte algunas pautas para que esto no te suceda:
Cierra tu puerta con llave
Vivimos en el tiempo de la colaboración y de ayudar a los demás, pero es que hay veces que uno también necesita concentrarse en lo suyo y si no buscas un espacio en el que nadie te moleste, tal vez no puedas acabar nunca con tus tareas. Si además tienes que estar concentrado y cada dos por tres viene alguien a preguntarte cosas de trabajo, o peor, simplemente algún chisme, no conseguirás acabar nunca.
Llamadas cortas
Las llamadas de trabajo hay veces que son casi más largas que las reuniones. Se termina yendo de un tema a otro y sin darte cuenta, has pasado media hora pegado al teléfono. Se breve. Soluciona que ibas a hacer y cuando acabes con ese tema, ya empezarás con el otro. Es mucho más eficaz.
Olvídate de esas reuniones interminables en las que hay demasiados asistentes y en las que se empieza con un tema y nunca se sabe cómo se va a acabar. Las claves para optimizar tus reuniones están en invitar al número justo y necesario de personas, tener muy clara la agenda, la puntualidad y la participación de todos los miembros invitados (así, a grandes rasgos).
Llama por teléfono cuando sea necesario
Yo soy muy partidaria de dejarlo todo por escrito. Está muy bien que todos seamos amigos, pero tal vez (ojalá no) llegue un momento en el que surja un conflicto y tengas que demostrar alguna cosa. Si lo tienes por escrito, lo podrás hacer. Si sólo lo has hablado, será difícil demostrarlo.
Eso sí, si necesitas una respuesta inmediata, lo mejor es llamar por teléfono y cuando cuelgues, puedes enviar un mail resumen con la conversación mantenida, pero evitarás esperar a que la otra persona lea tu mail y te conteste. Ojo! no abuses!
Vete (y que se vayan) a una hora razonable
En casi todas las empresas hay picos de trabajo y la gente tiene que pasar más horas allí para acabar el trabajo, pero una cosa son picos de trabajo y otra bien distinta que sea todos los días. No puedes pretender que tus empleados pasen 12 horas en la oficina todos los días, no es productivo. Organiza el trabajo y cuando sepas que hay esos picos de trabajo, obliga a la gente a que se vaya. De verdad que sí que hay cosas que pueden esperar al día siguiente.
Recicla y reutiliza
Y no me refiero al papel y al plástico (que también). Aquí de lo que se trata es que si comienzas un proyecto que finalmente se para por falta de presupuesto o cualquier otra cosa, no lo tires a la basura, guárdalo. Nunca se sabe cuando vas a poder usarlo de nuevo, o una parte de él.
Mantén el contacto con gente que se fue de la empresa
Tal vez no te ha quedado más remedio que dejar escapar algún talento de tu empresa, bien por motivos económicos, por cercanía a su hogar o por cualquier otra cosa. Si tu empresa cambia de situación y necesitas personal, ya tienes los currículums de personas que sabes que son realmente válidas. Te ahorrarás un montón de tiempo en buscar candidatos y formarlos.
¿Crees que pierdes mucho el tiempo en tu trabajo? ¿Qué otras fórmulas podrías darnos para ahorrar tiempo?
