Técnica del «divide y trocea»

Hoy os quiero dejar un artículo de Berto Pena, que me ha encantado. Es sobre la técnica de «divide y trocea».

La técnica consiste en dividir y trocear el trabajo que hay que hacer en lugar de hacerlo como si fuera una sola pieza. Tal cual, sin más. Es algo tan elemental que, como casi todos los “detalles productivos”, en la vida real lo pasamos por alto.

Un informe o un estudio elaborado, un memorando largo, una presentación en público, un proyecto web… Cuando te enfrentas a una tarea de gran tamaño o un miniproyecto, antes de empezar, divides, despiezas y troceas en distintas partes todo el trabajo que hay que hacer. En lugar de empezar sin más, de principio a fin, te tomas unos minutos para enfocar, interpretar, organizar y planificar el trabajo.

Si es una tarea intelectual la divides en partes lógicas (capítulos, epígrafes, fases, partes…). Y si es una tarea manual la divides en partes iguales.

En trabajos complejos lo que cuenta es cómo lo haces y cuánto tardas. Y la técnica de “Divide y Trocea” te brinda montones de beneficios.

Durante muchos años trabajé del modo contrario, haciendo las tareas difíciles “a lo bruto”, empezando sin más de principio a fin, tratándolas como un todo cuando, en realidad, esas tareas se componen de varias partes que puedo descomponer para facilitar mi trabajo.

El tener que dividir y trocear pudiera parecer que es añadir trabajo al trabajo. Pero cuando hay tareas grandes o proyectos de varios días o semanas, es algo absolutamente necesario. Porque en trabajos complejos más que lo haces lo que cuenta es cómo lo haces y cuánto tardas. Y ahí, la técnica de “Divide y Trocea” te brinda montones de beneficios y siempre evidentes. Sólo por mencionar mis cinco beneficios favoritos:

Medida AntiProcrastinación. Muchas veces la Procrastinación actúa así: tengo que hacer algo pero el tamaño de la tarea es tan grande que me intimida, miro para otro lado y termino por dejarlo para otro día. Si en cambio aplico la técnica, esto es, divido y troceo lo que tengo que hacer, tengo menos sensación de agobio. Despiezo el puzle y empiezo por la parte que más me apetece, que conozco o que domino. Y me pongo en marcha… que es justo lo único que necesito para vencer a la Procrastinación: moverme.

“No tengo que hacer un documento de 20 páginas. Tengo que hacer 5 partes y voy a empezar por la número 3 porque la conozco y tengo la información a mano”

Detectar Partes Clave. En una tarea grande o proyecto intelectual (no manual) habrá partes más importantes y exigentes que otras. Partes donde que habrá que extremar el cuidado y hacerlas muy bien. Como empiezo dividiendo y troceando, soy capaz de detectarlas desde el minuto uno. Esto me hace muy consciente (responsable) de dónde tengo que exprimirme más y dónde tengo que dar un extra de calidad.

“Para terminar esta tarea tengo que recorrer 8 partes. Pero la 2 y la 7 son las que marcan la diferencia. Ahí tengo que echar el resto”

Planificación y Momentos. Y precisamente, porque comienzo distinguiendo las distintas partes y lo que supone cada una, puedo elegir mejor el momento para cada una. Porque hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento. Y cuando quieres hacer las cosas (muy) bien, más que la voluntad lo que cuenta es el momento en el que las hagas… En definitiva, cómo las haces.

“A primera hora, fresco y despejado, empezaré con las partes 1 y 5. Después, por la mañana, haré la 3, 4 y 7. Y el resto las terminaré por la tarde”.

Desajustes e Imprevistos. Da igual si trabajas solo o con más gente. En un planificación siempre hay imprevistos y desajustes que te obligan a recolocar las piezas. Siempre que el trabajo lo tengas dividido en piezas. Y es que el dividir y trocear el trabajo te da más libertad y capacidad de reacción a la hora de reajustar tus planes.

“Me acaban de fastidiar mi plan de trabajo. Veamos. Las partes 6 y 7 que iba a hacer esta mañana las muevo a mañana a primera hora. Mantengo las 3 y 4 para esta tarde. El resto lo termino mañana por la tarde.

Progreso y Motivación. Al ir recorriendo cada parte, es decir, al ir completándolas, tengo una mayor sensación de progreso que cuando encaro el trabajo “a lo bruto”. Veo lo que he terminado y esos avances son los que me animan a terminar lo que falta. Si no me hubiera tomado la molestia de dividirlo y trocearlo tendría mucha más dificultad para comprobar mis progresos y animarme viendo el resultado de mi esfuerzo.

Y a este beneficio de motivación que proporciona esta técnica yo le doy mucha importancia. Porque el trabajo que hacemos tú y yo es emocional, no racional. Te animas a hacerlo y superarte cuando te sientes bien. Y no hay mejor sensación que echar la vista atrás y ver que a pesar de todo lo que había que hacer estás avanzando.

“Sí, era un montón de trabajo. Pero esta mañana he completado las partes 1, 5, 6 y 7. Las más difíciles. Sólo me quedan unas pocas para terminarlo 🙂

¿Qué te parece la técnica?